仕事でのノート活用術
最近はじめた、仕事でのノート活用術を紹介したいと思います。
きっかけは、ここのところ仕事でタスクに追われてばかりで、一週間終わったら「あれ？今週何やってたんだっけ？」ということが増えたからです。これは良くないなと思い、ノートを活用することで改善することを試みました。
具体的には、毎週「やることノート」という、やることを一週間分ノートに書き出し、実際にやったことを書き込んでいくという取り組みをしてみることにしました。実際に書いてみたノートの例を紹介したいと思います。さすがに仕事で使っているものそのまま公開するわけにいかないので、内容はフィクションにしています。
最初の準備
まずは、一週間でやることを以下のように30分くらいかけてノートに書き出します。
ポイントは以下です。
- 一週間の日付（ex: 3/14 ~ 18）と、大きな予定（出張、休み）などを最初に書く
- 平日は1日5時間、出張は一日3時間使えるとして、一週間で使える時間を書き出す。この例だと18時間（18H）
- やるタスクとサブタスクとそれにかかる時間の見積もりを箇条書きで書き出す
- 需要なタスクは☆マークをつけておく
一週間の日付書くのは、大きなイベントの確認をすることと、休みや出張を考慮して一週間でどれだけ自分が手を動かせる時間あるか確認するのが目的です。
平日は1日5時間、出張時は3時間、休みの日は0時間使えるとして計算します。1日を5時間としているのは、会議とか突発の作業や事務作業などで3,4時間消えてしまうからです。残業はここではバッファにとっておきます。
会議や事務作業などのタスクを全て書き出す方法でもよいかと思いますが、そこまでやるのは大変なのと、あくまで大事なことにフォーカスしたいのでこのような運用にしています。このあたりは自分のフォーカスしたいことに合わせて調整すれば良いかなと思います。
書き込み
その後、毎日仕事のタスクが終わったら、仕事の出来栄え（Good or Not Good or Bad等）、実際にかかった時間を赤字で右側に書いていきます。
その他、やっていくうちに現れた予期せぬ仕事、追加の仕事は緑で書いていきます。
一週間終わると以下のような感じになります。
これをみると、今週どんなことに時間をかけたのか、結果はどうだったのかを振り返ることができます。
これをもとに、また来週の計画を立てる。といったサイクルを繰り返すことで、自分自身のタスクに対する見積もり精度を上げたり、計画力を養おうという算段です。
まとめ
「今週やることノート」というノート術を始めてみたという話でした。2週間ほど続けてみて、なかなか良い感じに振り返れている、と言えればきれいな感じに話がまとめられるのですが、少し前から突如プロジェクトが「ザワツキ」始めていて、追加の仕事がどんどん溢れてしまい、あんまりノートが機能していません。
自分の経験上ですが、多少の良い手法・多少の能力の優劣・多少の努力といったものは、大きな混沌（ex: プロジェクト炎上）に飲み込まれたら無力なんですよね。ただ、そんな異常な状態を可視化できるという意味でも、こうやってノートに書き出すことは大事かなと思います。と自分を慰めています。
無力感を感じる日々ではありますが、ノート術を活用しながら立て直しをしていきたいなと思います。無事立て直したら報告したいと思いますし、もしなんともならなかったらこの記事のことは無かったことにしたいと思います（笑）
みなさまもプロジェクト炎上に効果あるノート術などありましたら、是非こっそり教えてください（切実）。
